Nous avons basé le logiciel motoworkshop sur la technologie cloud. Il s’agit d’une application web entièrement automatisée pour la gestion d’un atelier. À partir d’une seule plateforme, vous pouvez gérer l’ensemble de vos activités, y compris les employés, les factures, les ventes, l’inventaire, les tâches, l’achat de pièces et les relations avec les clients.
Modules de programme pour motoworkshop
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Module de commande et de devis
La création d'un ordre de réparation n'a jamais été aussi simple. Les modèles prédéfinis accélèrent considérablement le processus d'estimation et permettent une réutilisation rapide. Le devis de réparation préparé peut être envoyé au client par SMS ou par e-mail. Une fois la réparation acceptée, vous pouvez rapidement l'ajouter au calendrier et planifier son exécution.
Le module de commande comprend plusieurs éléments qui accélèrent considérablement les processus de réparation des véhicules, améliorant ainsi l’efficacité du travail quotidien. Les commandes peuvent être attribuées à un client ou à un véhicule. Une fois la réparation terminée, chaque commande peut être réglée par l’émission d’une facture ou d’un reçu.
Fonctionnalités clés du module "Commandes et devis" :
- Nouvelle commande - Attribuer de nouvelles tâches à un véhicule.
- Recherche - Moteur de recherche de commandes (vous pouvez rechercher des commandes par statut, véhicule, client ou date d'achèvement de la commande).
- Protocole d'acceptation du véhicule - Indique les dommages subis par le véhicule lors de son acceptation dans l'atelier.
- Aperçu des commandes - Liste chronologique des commandes.
- Planification - Permet de passer des commandes dans le calendrier, de visualiser l'occupation des postes de travail et la disponibilité des mécaniciens.
- Estimation rapide - Estimation basée sur les pièces usagées, les biens et les coûts de main-d'œuvre encourus.
- Notification du client - Notification rapide du client de l'atelier par SMS ou par courrier électronique.
Module de carte électronique de commande de travail
Le module "Electronic Work Order Card" accélère le traitement des commandes, améliore la communication avec les clients grâce à un système intuitif d'acceptation des documents et automatise les processus de l'atelier, augmentant ainsi l'efficacité du travail.
Avec le module "Electronic Work Order Card" :
- La vitesse de traitement des commandes est considérablement accrue - la gestion de la documentation devient plus rapide et plus efficace, ce qui réduit le temps de traitement des commandes.
- Amélioration de la communication avec les clients - l'acceptation électronique des documents garantit une communication plus fluide avec les clients, réduisant ainsi le risque de malentendus.
- Les processus d'atelier sont automatisés, ce qui permet de gagner du temps et d'économiser des ressources, contribuant ainsi à accroître l'efficacité du travail.
Base de données des véhicules
Dans le programme motoworkshop, l'ajout d'un véhicule admis à l'atelier ne prend que quelques secondes. Pour ce faire, utilisez le numéro VIN ou le numéro de la plaque d'immatriculation1. Vous pouvez ainsi vérifier à tout moment l'historique exact des réparations commandées pour un véhicule donné.
L’ajout d’un véhicule est rapide, simple et automatique. L’application motoworkshop reconnaît le numéro VIN ou les plaques d’immatriculation du véhicule, puis remplit automatiquement les champs les plus importants concernant la voiture réparée. Si vous préférez ne pas ajouter le véhicule automatiquement, vous pouvez remplir manuellement les champs du formulaire et lier le véhicule au client.
Fonctionnalités clés du module "Base de données des véhicules" :
- Nouveau véhicule - Ajoutez un véhicule admis en réparation manuellement ou automatiquement par l'une des méthodes choisies (formulaire classique, numéro VIN, numéro de plaque d'immatriculation).
- Recherche - Vous permet de trouver un véhicule dans la base de données à l'aide de presque toutes les requêtes possibles.
- Historique des commandes - Accès aux commandes archivées et à l'historique complet des réparations. Les données historiques sont utiles, par exemple, lors des procédures de réclamation ou des réparations sous garantie.
- Collection de fichiers - Possibilité de joindre des fichiers graphiques et d'autres documents relatifs au véhicule réparé.
1. ^ Le service de consultation des plaques d’immatriculation dépend de la disponibilité de ces données et peut ne pas être disponible dans votre pays.
Programmation pratique
Grâce au module de planification, vous et les employés de votre atelier serez toujours au courant de la liste des réparations à effectuer. Le calendrier fournit une vue claire et détaillée de l'emploi du temps quotidien, ce qui permet une planification efficace du travail dans l'atelier.
Le programmateur est facile à utiliser mais très fonctionnel. Il vous permet d’ajouter plusieurs postes de travail et employés, d’assigner des tâches de réparation à des mécaniciens spécifiques et de vérifier la disponibilité des postes de travail et du personnel à tout moment.
Principales caractéristiques du module "Convenient Scheduling" (programmation pratique) :
- Filtrage par postes de travail et employés - Vérifiez rapidement les créneaux disponibles pour les ordres de réparation en analysant la charge de travail des postes de travail et des mécaniciens.
- Tâches à planifier - Une liste de tâches classées par ordre de priorité pour les mécaniciens, les aidant à effectuer les réparations urgentes en premier.
- Calendriers supplémentaires - Synchronisez vos calendriers avec ceux de Google et d'Apple, ou créez des calendriers personnalisés pour enregistrer des événements, tels que des rendez-vous avec des clients.
Inventaire intégré
Les pièces et fournitures utilisées pour les réparations sont automatiquement réservées dans l'inventaire de votre atelier. Une fois l'ordre de réparation terminé, les niveaux de stock sont mis à jour automatiquement. L'intégration de l'inventaire assure un flux transparent entre la gestion du stock, les ordres de réparation et la facturation, éliminant ainsi les problèmes de disponibilité des pièces.
Caractéristiques du module "Inventaire intégré" :
- Affectation des pièces aux réparations - Les éléments utilisés dans une réparation sont automatiquement réservés dans l'inventaire de l'atelier.
- Mise à jour des niveaux de stock - Une fois la réparation terminée, les niveaux de stock sont automatiquement ajustés pour refléter l'utilisation.
Programmation pratique
L'intégration avec les principaux distributeurs et grossistes de pièces automobiles permet une entrée rapide et entièrement automatisée dans votre inventaire. En un seul clic, vous pouvez importer des achats directement dans le module d'inventaire.
Les documents d’achat (tels que les bons de sortie et les factures) et les pièces commandées sont automatiquement ajoutés au système. Ces enregistrements peuvent être utilisés lors de la préparation des devis de réparation, ce qui vous permet de toujours connaître le coût des pièces achetées auprès des fournisseurs. Il vous suffit de définir une marge pour que le système calcule automatiquement le coût final pour le client.
Caractéristiques du module "Importation de marchandises" :
- Importation automatisée - Plus besoin de saisir manuellement les stocks. Il vous suffit de cliquer sur le bouton d'importation pour que les produits soient instantanément ajoutés à l'inventaire.
Notifications aux clients
Grâce aux modules de notification par e-mail et par SMS, vous pouvez tenir vos clients informés de l'état de leur réparation ou des nouvelles promotions. Vous pouvez ainsi envoyer des mises à jour sur les devis, les offres de service spéciales, l'état d'avancement des réparations, etc. Les clients reçoivent des notifications par e-mail ou par SMS.
Principales caractéristiques du module "Notifications aux clients" :
- Communication automatisée - Des modèles de messages prédéfinis sont envoyés à des étapes spécifiques de la réparation (par exemple, estimation des coûts, arrivée des pièces, véhicule prêt à être enlevé).
- Personnalisation - Les messages peuvent inclure des détails tels que la marque et le modèle de la voiture, le nom du client, le numéro de la plaque d'immatriculation, le numéro d'identification du véhicule (VIN) et toute autre information stockée dans le système. Cela garantit une communication personnalisée et permet aux clients de se sentir valorisés et appréciés.
Factures et reçus
Avec motoworkshop, vous pouvez émettre des factures ou des reçus directement à partir de l'application. Grâce à l'intégration avec les dispositifs fiscaux (imprimantes), les transactions sont traitées de manière transparente. Le système vous permet également de générer des rapports et de gérer la trésorerie de votre atelier. Les paiements sont liés aux documents d'inventaire et comprennent des options de filtrage basées sur le statut de la transaction, la commande ou le client.
Caractéristiques du module "Factures et reçus" :
- Émission de factures/reçus - Générez une facture ou un reçu pour une commande en un seul clic.
- Rapports - Générez des rapports sur les flux de trésorerie et les paiements pour une meilleure gestion financière.
- Filtrage - Recherchez les factures par statut de paiement, par nom de client ou par numéro de commande.
- Fiscalisation - Traitement des recettes par le biais d'un dispositif fiscal en vue de leur mise en conformité avec l'impôt.
- Fonctionnalités supplémentaires - Délivrez des documents en double et envoyez des factures directement aux clients par courrier électronique.
Panel d'employés
Vos employés peuvent se connecter à leur compte pour vérifier les tâches qui leur sont assignées. Leurs heures de travail sont automatiquement enregistrées et ils peuvent affecter des pièces et des matériaux usagés aux travaux de réparation.
L’application motoworkshop vous permet de créer des comptes d’employés avec différents niveaux d’autorisation. Au sein d’une même licence, vous pouvez configurer des paramètres d’accès personnalisés, de sorte que, par exemple, un magasinier dispose d’autorisations différentes de celles d’un mécanicien.
Principales caractéristiques du module "Panel d'employés" :
- Nombre illimité d'employés - Ajoutez autant d'employés que nécessaire, chacun avec son propre login et mot de passe, le tout avec une seule licence.
- Niveaux d'accès personnalisés - Les employés peuvent se voir accorder différents droits d'accès en fonction de leur rôle (par exemple, entrepôt, commandes, clients).
- Suivi du temps de travail - Les employés peuvent consulter leurs heures de travail enregistrées pour une période donnée.
- Taux horaires personnalisés - Attribuez des salaires horaires différents en fonction de l'expérience, des responsabilités ou du poste occupé.
Rapports et synthèses
Principales caractéristiques du module "Rapports et résumés" :
Le module de rapports fournit des informations clés sur les performances de votre atelier. Grâce à ces rapports, vous pouvez suivre les heures de travail des employés et les revenus générés par travailleur. Ce module simplifie non seulement la gestion de l'atelier, mais il est également très utile pour le calcul des salaires et la détermination des commissions pour les tâches accomplies.
- Rapports sur les ventes - Générez des résumés de bénéfices à partir des réparations effectuées.
- Rapports sur les employés - Suivez les heures de travail des employés et créez des listes de tâches effectuées pour des réparations spécifiques.
- Rapports d'inventaire - Obtenez une vue d'ensemble des pièces et fournitures disponibles, en suivant leur statut depuis leur réception jusqu'à leur réservation et leur utilisation dans les réparations.
- Rapports supplémentaires - Accédez à l'historique détaillé des travaux effectués sur chaque véhicule, aux résumés des commandes et à la ventilation des bénéfices, des pièces et des services.
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Nous avons développé motoworkshop en collaboration avec des propriétaires d’ateliers et des mécaniciens, afin de garantir qu’il réponde aux besoins réels de l’industrie. Cependant, nous améliorons continuellement l’application pour la rendre encore meilleure.
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